Hace varias décadas ya, el sector retail fue uno de los primeros mercados en implantar sistemas de intercambio electrónico de documentos, EDI, convirtiéndose muy pronto en el mejor aliado de las empresas del sector que obtuvieron una mayor reducción de costes que hizo mejorar su margen.

La cadena de suministro del sector retail requiere de una estructura ágil y dinámica, donde es esencial el flujo de la mercancía. En ese entorno, el EDI ha mostrado todo su potencial y capacidad, y se ha convertido en una pieza clave para el rediseño de la cadena de suministro en el sector.

Antes de su implementación, en el intercambio de documentos se priorizaba en el uso del correo postal (para la recepción de facturas) o del fax (envío de pedidos), lo que hacía que la comunicación fuera muy lenta, los errores frecuentes y no se pudiera tener la certeza del seguimiento de los documentos. El correo electrónico redujo estas desventajas si bien aumentó otras como la falta de seguridad e integridad típicas de esta tecnología.

"El EDI ha supuesto toda una revolución para el sector, impulsando la transformación digital de sus empresas, simplificando la vida de los comercios y ayudándoles a poner todo su esfuerzo en lo que realmente importa: su foco de negocio"

La introducción del EDI ofrece múltiples beneficios, como la disminución de errores o costes administrativos derivados de la automatización de los procesos, la mejora de la gestión del negocio derivada de la información en tiempo real que proporciona, el acortamiento de la cadena suministro, la optimización de los recursos humanos... de hecho, a día de hoy el uso del EDI en este sector está tan extendido que se podría decir que aquellas empresas que no lo utilizan están fuera del mercado.

El EDI ha transformado la gestión de diversos departamentos como compras, logística, almacén, finanzas... al abrir un nuevo canal de comunicación compartido que abarca desde el pedido hasta la factura electrónica, que se ha coronado como un documento clave, brindando la oportunidad de poder llegar de forma sencilla, segura y estándar a todos los clientes/proveedores. De igual manera, la trazabilidad que aporta ha permitido a los responsables de facturación poner en marcha sistemas de aprobación automáticas de facturas sin necesidad de supervisión manual. Con lo que se ha conseguido un mayor control de las deudas y cuentas a cobrar.

En paralelo, el uso del EDI aporta un mejor control de los stocks. Según diferentes estudios, el EDI ha permitido reducir en un 3% los costes de producción y en un 75% las roturas de stock. Además, ha reducido los plazos de entrega, los costes administrativos en el tratamiento de pedido y/o factura, los errores en las entregas y los tiempos de espera de los operadores logísticos.

Los beneficios del EDI van mucho más allá de la mejora logística o de facturación ya que aporta importantes mejoras en la gestión de las ventas. El intercambio de ciertos documentos tales como el informe de ventas ayuda a planificar la producción, permite conocer de primera mano las ventas del equipo comercial y genera un dibujo geográfico de quién vende más y dónde las campañas realizadas han tenido un mayor impacto; de tal manera que se ha conseguido una mayor visibilidad de las tendencias de consumo en el mercado.

Como se puede ver, el Intercambio Electrónico de Documentos o EDI, ha supuesto toda una revolución para el sector, impulsando la transformación digital de sus empresas, simplificando la vida de los comercios y ayudándoles a poner todo su esfuerzo en lo que realmente importa: su foco de negocio.