99 asistentes, 2 sesiones de 3 horas, 2 ciudades, 7 panelistas, un caso real explicado al detalle, un experto en retail y gran consumo, una solución. Estas son algunas de las cifras resultantes de los eventos celebrados en Madrid y Barcelona los pasados 24 y 25 de abril de la mano de Esker, sobre la problemática tabú de los Cargos de Clientes para la empresa fabricante de productos de gran consumo destinados a ser vendidos en lineales de tiendas, supermercados y otros centros de distribución de cualquier tamaño. Sin olvidar el canal hotel, restauración y “catering” (horeca) que también, aunque en menor medida, sufre el problema.

El éxito de la convocatoria se debe a que pocas veces se organiza un debate abierto sobre un tema tan sensible, que los fabricantes del sector del gran consumo señalan como una práctica habitual por parte de una distribución cada vez más organizada, concentrada y potente.

Este evento tiene como base el estudio que desde Esker se publicó en marzo de este año, basado en entrevistas a más de 100 empresas fabricantes de Gran Consumo, encuestas a más de 70 ejecutivos del sector y la supervisión de expertos en Gran Consumo y distribución.

Al principio del evento, el fabricante reconoce, con timidez, el impacto de los Cargos en su margen. Pero conforme pasan los minutos, la timidez deja paso a la constatación general de la universalidad del problema, de que el problema es transversal que afecta a todos los departamentos de la organización y que el tiempo dedicado por el personal administrativo a la investigación del descuadre entre lo facturado y lo recibido sube hasta un 38%, y que el coste representa hasta un 40% de las ventas brutas, confirmando los datos del estudio.

“La práctica de los Cargos es ampliamente reconocida. ¿Por qué entonces seguimos con miedo a hablar de ello? Vayamos un paso más allá y digamos lo que es la realidad: la práctica de los Cargos goza de buena salud y no tiene tendencia a la baja”

Y es que la práctica de los Cargos de Clientes está muy extendida, no solo en España sino en el mundo entero. En los países anglosajones se llaman “deductions”, porque los clientes se lo deducen directamente de sus pagos a proveedores. En España, la forma de llamarlos es variopinta, aunque la más frecuente es “Fuera Factura”. Esta denominación se refiere a que los Cargos deberían figurar en la factura clásica como importe negativo pero que no lo están por una cuestión de tiempo, recursos o porque algunos tienen un carácter totalmente imprevisible ya que proceden de incidencias o de conceptos difíciles de explicar. La dificultad surge cuando el volumen de los Cargos crece, ya que su gestión es fundamentalmente manual y como tal, fuente de ineficiencias, conflictos, descuadres contables, entre otros inconvenientes.

El impacto de los Cargos es esencialmente financiero y esto no es ninguna sorpresa. Lo que sí es sorprendente es que, teniendo ese impacto tan grande sobre el margen, más de una tercera parte de los ejecutivos entrevistados durante la encuesta dicen que en su empresa no se pueden cuantificar ni en valor ni en cantidad de documentos de Cargos recibidos. La pregunta que ha surgido a lo largo del estudio y que se formuló durante el evento es si la dirección general del fabricante es consciente del problema. Y la respuesta fue que no solo es consciente, sino que, en ocasiones, el tema es objeto de negociación en reuniones con dirección general de la parte retail.

A golpes de cientos de miles de euros se ajustan las cuentas de fabricantes y retailers, materializándose a nivel contable, en Cargos difíciles de dar por injustificados. Aunque…no siempre cuela, visto el caso reciente de una cadena de supermercados.

La práctica de los Cargos es ampliamente reconocida. ¿Por qué entonces seguimos con miedo a hablar de ello? Vayamos un paso más allá y digamos lo que es la realidad: la práctica de los Cargos goza de buena salud y no tiene tendencia a la baja. Los grandes retailers seguirán apretando al fabricante con porcentajes de descuentos proporcionales al volumen de venta, y de Cargos por servicios promocionales y otras ventajas que llaman “de eficiencia”, logística o de gestión.

Los más pequeños reclamarán descuentos por llegar al consumidor en lugares donde los más grandes no llegan. Los nuevos jugadores en el escenario comercial global, las plataformas online que también emiten Cargos de forma más o menos codificada, en sus largas notas de débito cuyos descuentos son de poco valor unitario, pero que una vez sumado y a lo largo del año, representa un buen bocado al margen del fabricante.

En estas condiciones, vender por intermediarios tipo retailer o por el canal “horeca” es, ante todo, un cálculo que debe implicar una resta de costes operativos, descuentos previstos y descuentos por Cargos imprevistos. Un fabricante que no hace bien las cuentas, provisionando los Cargos cuanto antes y reclamando y/o resolviendo los que son improcedentes, si es posible en el mismo mes o por lo menos no dejando que pasen del ejercicio en curso, es un fabricante que tiene pocas posibilidades de subsistir en el mundo de la distribución.

¿Qué debe hacer? Tener las métricas necesarias para saber cuántos Cargos recibe, de qué valor, por cliente, por canal de venta, o según lo que necesite saber. Tener las herramientas necesarias para poder llamar la atención de sus equipos comerciales, de dirección general. Controlar la hemorragia para que no vaya a más. Para tomar decisiones de venta, de hasta qué punto “dejarse abusar”. El secreto es estar bien equipado con una solución que permita filtrar y medir los Cargos de clientes. Bien armado el fabricante puede responder, puede negociar, puede decidir. Nada peor que la imposibilidad de medir. Es la base de todo negocio, y la base de una buena relación con los canales distribución y horeca.

En nuestro estudio revelamos hasta 10 prácticas de base, como recomendaciones para una buena gestión de los Cargos. Te animamos a su lectura: se redactaron en base a nuestra experiencia con más de 100 casos, entrevistas e implementaciones de soluciones en clientes. Pero, además, si eres fabricante y quieres juntarte a nuestro debate, no dudes en contactarnos para que te incluyamos en las próximas reuniones de trabajo que vamos a organizar sobre este interesante proceso clave en la relación con el cliente.