Un estudio realizado por la consultora Ayming sobre Cómo ha de ser el nuevo Jefe de Compras, concluye que el 68% de los encuestados manifiesta que una participación más temprana de los profesionales de Compras en la transformación de las empresas, aumentaría la creación de valor para las mismas. El papel de los Departamentos de Compras se ha convertido en estratégico, y más aún a partir de la globalización, la crisis y la digitalización de los negocios. Estos factores han transformado su cometido. Si antes su principal actividad era la selección y negociación con proveedores, hoy en día contribuye decisivamente al crecimiento de la empresa, optimizando los costes incurridos en todas las facetas de aprovisionamiento. No debemos olvidar que los costes de compra de una empresa pueden llegar a representar hasta un 70% de su facturación, y en este sentido, uno de los cometidos del Jefe de Compras es emplearse a fondo para conseguir permanentemente ahorros. Este hecho ha convertido al Departamento de Compras en un área clave, tanto para la Dirección Financiera, como la Dirección General.

Ha llegado claramente pues el momento de la transformación digital del departamento de Compras, y no hay vuelta atrás. Efectivamente, están cambiando muchas cosas y muy rápidamente en la alta dirección de las empresas. Así, los Jefes de Compras, que han dedicado mucho tiempo durante estos últimos años a tener un sitio destacado en los Comités de Dirección, se han visto adelantados casi sin darse cuenta por los CDOs (Chief Digital Officer) o Jefes de transformación digital. Ahora bien, los Jefes de Compras tienen ante sí un nuevo futuro, del que no escapa el sector Distribución.

El papel de los Jefes de Compras ha de experimentar una transición. Si bien han ganado visibilidad gracias a la digitalización de la cadena de valor de compras, con la que consiguen ahorros a sus organizaciones entre un 5% y un 10%, van a ser muy diferentes con respecto a cómo se veían en el pasado. Detrás de ello están los cambios tecnológicos y el hecho de que todas las áreas del negocio tendrán que lidiar con desafíos de todo tipo en un mundo muy cambiante. Las empresas que han podido comprobar cuánto valor pueden obtener de las buenas prácticas de Compras, han de seguir sin duda por este camino. El Jefe de Compras debe por tanto saber traducir necesidades empresariales complejas, ser magnético, carismático, estar comprometido, ser proactivo, aprovechar la tecnología y encontrar soluciones en lugar de simplemente resaltar los problemas. Necesita abandonar la percepción de bloqueador de caminos para continuar convirtiéndose en facilitador. Así, la digitalización de la cadena de valor le ayudará por ejemplo a medir de forma automática rentabilidades por zonas geográficas, siempre que haya definido previamente los indicadores clave de rendimiento estratégicos del negocio (KPIs): estáticos y dinámicos. Conocer cuánto le cuesta a la compañía distribuir sus productos en el canal de ventas y con respecto a períodos pasados, es imprescindible si queremos seguir siendo competitivos.

"Compras ha de redefinirse a sí mismo para generar mayor valor a la empresa"

De hecho, la distribución acaba siendo un maremágnum de muchas cosas, en donde es muy complejo parametrizar costes subyacentes. Con el IOT (Internet of Things-Internet de las cosas), podemos por ejemplo gestionar nuestra flota de vehículos con todo detalle, conociendo desde la media de actividad por tipo de vía (autopista, carreteras nacionales, comarcales), hasta el consumo de combustible por vehículo y posibles averías. Este tipo de tecnología nos ayuda a conseguir una mayor excelencia en la gestión de la flota, ya sea propia o subcontratada.

Los Jefes de Compras pueden también ordenar permanentemente el negocio, implementando técnicas y metodologías del sector automoción al modelo de la distribución. Un ejemplo lo tenemos en la negociación de tarifas con los profesionales que transportan la mercancía. En vez de hacerlo uno a uno, podemos realizar una muestra con parte de los profesionales que habitualmente realizan este trabajo, llegar a un acuerdo marco que tenga como base esta información y trasladarlo para su firma al resto de miembros. De esta forma, la empresa ganará en eficiencia, pudiendo medir rentabilidades siguiendo esta metodología.

Si proseguimos con el ejemplo de los transportistas de la mercancía, y en línea con el bienestar laboral, el IOT también nos permite definir como empresa el estilo de conducción segura que han de seguir nuestros transportistas. Quienes conducen de forma rápida y agresiva, consumen más gasolina, tienen más probabilidades de accidentes y mayor gasto en el mantenimiento de los vehículos. La tecnología IOT, además de salvaguardar la integridad de los conductores, marca las pautas de cuál ha de ser el tipo de conducción más segura y rentable para nuestra empresa.

Estos son tan sólo algunos ejemplos de cómo el Jefe de Compras puede tener, gracias a la digitalización del departamento, una visión más allá del día a día, un total control automatizado del negocio para adoptar las mejores decisiones. La digitalización del departamento de Compras se convierte así en nuestro mejor aliado. Este es el camino emprendido por las empresas que compiten a nivel global y necesitan ser cada vez más competitivas. Sin duda alguna y de forma concluyente, las empresas de éxito del sector Distribución ya están adoptando este modelo, aprovechándose de las posibilidades que les brinda la tecnología.

Precisamente en aras de la efectividad, la encuesta realizada por Ayming destaca como una de las principales conclusiones que las tres principales cuestiones que Compras puede poner en marcha para generar valor a la empresa se focalizan en la formación: el desarrollo de las personas y sus habilidades, aumentar su profesionalización y proactividad, y por último, redefinirse/reorganizarse a sí mismos.

El desarrollo de personas y sus habilidades es considerada la principal prioridad para que los equipos de Compras sean más efectivos. Los programas de capacitación y desarrollo de habilidades deben permitir a los profesionales utilizar las nuevas herramientas y sistemas que son cruciales para aumentar la capacidad de Compras de generar valor. Éstas incluyen plataformas analíticas avanzadas e intercambios de datos electrónicos que brindan información en tiempo real, así como también nuevos desarrollos (inteligencia artificial y big data fundamentalmente).

Los encuestados también reconocen la necesidad de que los equipos de Compras se profesionalicen, mejorando los procesos y la comunicación. Compras debe evolucionar para brindar a las empresas los servicios que requieren y establecer de forma proactiva los canales correctos de comunicación con el resto del negocio, en lugar de esperar enfoques de otros departamentos. En definitiva, Compras ha de redefinirse a sí mismo para generar mayor valor a la empresa.