Según un análisis llevado a cabo por la empresa SERES, el Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) se ha convertido en el mejor aliado de las empresas del sector retail, a las que permite ofrecer unos precios de venta finales más bajos sin reducir su margen, gracias a los ahorros asociados al trato electrónico de los documentos.

Los beneficios del EDI han generalizado su uso entre los comercios 

La cadena de suministro del sector retail tiene una estructura singular, donde el flujo del producto es clave. Las ventas generan movimientos rápidos, caracterizados por la importancia de la disponibilidad de los productos y la complejidad de la gestión de los niveles de demanda que, a menudo, genera incertidumbre, que se puede agravar por el carácter perecedero de muchos de los bienes que pasan a través de la cadena de suministro.

La utilización del EDI ofrece múltiples beneficios al comercio como la disminución de errores, menor coste administrativo, mejora de la gestión del negocio derivada de la información global que proporciona, mejor colaboración clientes/proveedores, acortamiento en la cadena suministro, o la optimización de los recursos humanos.

En paralelo, aporta un mejor control de los stocks, mejora de los pagos y cobros teniendo un mayor control sobre ellos y ahorro de costes en los procesos de información. Según diferentes estudios, el EDI permite reducir en un 3% los costes de producción y en un 75% las roturas de stock. Además, reduce los plazos de entrega y los costes administrativos en el tratamiento de pedido y/o factura, y reduce los errores en las entregas y en las facturas.

Disponibilidad, inmediatez y transparencia

En la distribución, el intercambio comienza con la demanda de los clientes o la falta de existencias. En ese punto, se produce el pedido. Sin embargo, para que el proceso tenga éxito, es necesario que los proveedores sean capaces de mantener un catálogo totalmente actualizado y alineado de cada producto, en el que se incluya toda la información del mismo. En el EDI, los proveedores pueden mantener toda esta información actualizada (PRICAT), las compañías de distribución tendrán menos problemas de stock y los errores se corregirán rápidamente.

Es necesario que los proveedores sean capaces de mantener un catálogo actualizado de cada producto, incluyendo sus características, costes, precios y la información de la promoción

Una vez cumplimentado el pedido (ORDERS), se procede al envío al proveedor correspondiente, que posteriormente tendrá que confirmarlo (ORDRSP). Junto al envío de la mercancía, el proveedor deberá incluir el documento que acredite el despacho de mercancías (DESADV), al que el cliente deberá dar su conformidad al producto recibido (ECADV). Cuando todo el proceso se haya desarrollado de forma correcta, se procede a la facturación del producto. El proveedor emitirá la factura electrónicamente (INVOIC), y a partir de este momento, el distribuidor deberá presentar su conformidad con la misma, en caso de que lo esté, e informar que procederá al pago de la mercancía (REMADV).

En caso de discrepancia, EDI cuenta con procesos específicos para informar de los errores y de las correspondientes devoluciones (RETANN). Como respuesta al aviso de devolución, el proveedor envía el remito de devolución (RETINS). Este mensaje incluye las indicaciones y procedimientos a seguir para hacer la devolución.